Les produits frais ne sont pas uniformes. Prix et faisabilité varient selon variété, semaine, catégorie, calibre, maturité, tolérances, emballage, volume, destination, date et transfert des coûts/risques.

Une bonne demande ne doit pas tout trancher, mais sépare exigences fixes, préférences et points ouverts. L’exportateur peut alors chiffrer une base claire, présenter les variantes et déclarer les exclusions.

1. Identifier le produit et la spécification commerciale

Précisez produit, variété, état, canal et substitutions. Puis norme, catégorie, calibrage, maturité/couleur, défauts et tolérances. Les normes CEE-ONU offrent un langage commun, mais la RFQ doit nommer le référentiel applicable.

  • Produit, nom scientifique ou code SH si utile, variété et usage
  • Catégorie, calibre/nombre/poids et tolérances
  • Maturité, couleur, Brix ou matière sèche si pertinent
  • Alternatives autorisées chiffrées séparément

2. Définir quantité, programme, emballage et étiquettes

Distinguez commande test et programme. Donnez poids net/conteneurs, fréquence, chargement et arrivée. Précisez matériau, format, poids net, cartons/palette, dimensions, langue/champs d’étiquette, code-barres et responsabilité marque privée. Les quantités finales dépendent du carton, poids, ventilation et transporteur.

  • Quantité test et programme hebdomadaire/mensuel
  • Format, poids net, type de palette et dimensions
  • Contenu, langue, code-barres et validation graphique
  • Tolérance de quantité et de poids au contrat

3. Nommer conformité destination et preuves

Donnez pays/point d’entrée, exigences importateur et libellé permis/phytosanitaire connu. Demandez les preuves pertinentes, pas « tous les certificats » : référentiel, numéro, titulaire, produit/site, validité, vérification. Précisez LMR, politique client, échantillonnage, laboratoire, traçabilité et documents requis.

  • Destination, point d’entrée, importateur officiel et courtier
  • Référentiel et portée exacte produit/site
  • Protocole LMR/client et plan d’analyse lié au lot
  • Liste des documents, libellé et responsable

4. Expliciter route, Incoterm et base chaîne du froid

Écrivez la règle Incoterms® 2020 avec lieu exact, par exemple « CIF Rotterdam, Netherlands, Incoterms® 2020 » si convenu. Elle ne remplace pas qualité, paiement, propriété, inspection ou réclamations. Précisez mode, conteneur, direct/transbordement, dates, prérefroidissement, protocole, ventilation, enregistreur et approbation. Dater validité du fret et horaires et indiquer s’ils sont indicatifs ou confirmés.

  • Règle Incoterms® 2020 et lieu exact
  • Lieu de chargement, terminal destination et direct/transbordement
  • Protocole produit, validation consigne, ventilation et enregistreur
  • Validité fret, statut horaire, cut-offs et frais inclus

5. Exiger une réponse complète et comparable

L’offre doit reprendre la base de spécification, pas seulement un prix unitaire. Elle indique devise, unité, emballage, quantité, Incoterms®/lieu, coûts inclus/exclus, validité fret, délai, chargement, paiement et expiration. Elle précise aussi inspection, délai de réclamation, preuves et recours. Comparez les exceptions ligne par ligne.

  • Devise, unité, base emballage et validité
  • Points confirmés, alternatives et exclusions
  • Délai, chargement, statut fret et paiement
  • Point d’inspection, délai, preuves et recours

Le formulaire Quality Zone couvre les facteurs qui modifient le plus un devis. Remplissez ce qui est connu, marquez les points ouverts et utilisez le message pour tolérances ou libellés spécifiques.

Guide pédagogique, non conseil juridique, douanier ou réglementaire. Les exigences dépendent du produit, de l’origine, de la destination et de l’usage et peuvent évoluer. À confirmer avec importateur et autorités avant expédition.